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起業するなら抑えておきたいバーチャルオフィス


起業の選択肢の一つとして初期費用を安く抑えられるバーチャルオフィスを考えている方もいらっしゃることでしょう。しかし、安いからと言って安易にバーチャルオフィスを選択すると、後で事業を拡大したり、取引先を獲得する時などに不利になる場合もあります。そこで、どんな場合にバーチャルオフィスが適切で、どんな場合にはやめておいた方が良いのかなど、バーチャルオフィスのメリットとデメリットをご紹介します。

バーチャルオフィスとは

バーチャルオフィスとは、起業して事業を始めるにあたって最低限必要な住所や電話番号、FAX番号などをレンタルすることができるサービスです。つまり業務スペースはないので、レンタルオフィスよりも安価に一等地の住所を借りることが可能なのです。

前述のように一般的なオフィスやレンタルオフィスと違って業務を行うスペースはありません。基本的には住所や電話番号だけを借りることになります。そして、郵便物や電話は、バーチャルオフィス側に届くと、自動で設定した住所や電話番号に転送されるようになります。間違えやすいポイントなのでしっかりと理解しておきましょう。一方、レンタルオフィスは住所や電話番号だけではなく業務を行う部屋がついたものを指します。

バーチャルオフィスって何?

バーチャルオフィスのデメリット

バーチャルオフィスは起業資金が少ない起業家にとって有効な選択肢になり得ますが、以下のようなデメリットがあります。

法人銀行口座の開設が困難

バーチャルオフィスの場合はコネがあるなどの特別な理由がない限り銀行口座開設を断られてしまうケースが非常に多くなります。会社の法人口座がないと取引ができない企業も多いのでこれは大きなデメリットだと言えます。

社会保険や雇用保険の申請が困難

銀行口座と同様にバーチャルオフィスだと社会保険・雇用保険の申請はできないと考えておきましょう。許認可を取得できない:派遣業や古物商などの許認可を取得できない可能性があります。許認可が必要な事業をする場合はあらかじめ確認しておきましょう。

創業融資を受けられない

創業融資は設立直後の会社にとって有効な資金調達手段です。しかし、バーチャルオフィスの場合は、事業としての実態がないとみなされて創業融資が通らなくなる可能性があります。

他社と住所が重複する可能性がある

バーチャルオフィスは複数の会社が利用しています。そのためバーチャルオフィスの住所で検索すると別の会社が表示されてしまいバーチャルオフィスであることがばれてしまう危険性があるため注意が必要です。そのため、対企業相手にしっかりとしたビジネスをしていくのであれば、バーチャルオフィスを使うのは難しいかもしれません。

また、出会い系業者や振込詐欺グループのほとんどがバーチャルオフィスを使っていたという背景があるため、バーチャルオフィスに対する風当たりは少々強くなっているかもしれません。しかし、バーチャルオフィスだからといってNGなわけではありません。なぜなら、以下のようなメリットもあるからです。

バーチャルオフィスのメリット

バーチャルオフィスのメリットは主に以下の通りです。

通常のオフィスに比べて遥かに安い

レンタルオフィスなどと比べて保証金や敷金がかからないため数千円から数万円のコストで借りることができます。

都心の一等地に会社住所を置く事が可能

特にB2Bのビジネスをしている場合、会社の住所がどこかによって取引先が感じる信用度が変わる場合も少なくありません。

このため、例えば自分一人で出来るぐらいの小さなビジネスを行っていて、あまり規模を拡大するつもりがない場合は、自宅住所の代わりにバーチャルオフィスで会社登記をするのも良いでしょう。

また本店はバーチャルオフィスで登記して、実際の仕事場を自宅にした場合は、自宅の家賃の一部を経費にすることも可能になったりなど節税上の策もあります。このように、税理士と相談した結果、バーチャルオフィスを選ぶというのも安心でしょう。

さて、バーチャルオフィスのメリットやデメリットは把握して頂けたと思います。それでは、実際にバーチャルオフィスを借りる前に最低限把握しておきたいことを4つご紹介します。しっかりと確認するようにしておきましょう。

バーチャルオフィスのサービスについて

バーチャルオフィスの中には、バーチャルオフィス専業の場合や、レンタルオフィスの業者がバーチャルオフィス業も兼ねている場合、バーチャルオフィスとうたってはいるが、電話代行や秘書代行のみを行っていたり、郵便物の代行を行っている場合など様々です。しっかりと確認しておきましょう。

バーチャルオフィスの住所について

先ほども少しお伝えしましたが、バーチャルオフィスは銀座や六本木など都内の一等地の住所を借りることもできます。しかし、同じ住所を複数の会社が使用している場合が多く、住所で検索すると別の会社の名前が出てきてしまいます。そうなると、いくら一等地にあっても「バーチャルオフィスなんだ」とばれてしまい、信用上悪影響になる場合があります。

バーチャルオフィスで登記できるか?

バーチャルオフィスには、会社登記を行っても問題ないところも会社登記はお断りしているところもあります。もちろん、登記をしても問題ないバーチャルオフィスの方が多いですが、契約前に必ず確認するようにしましょう。しかし、バーチャルオフィスで登記をするとデメリットの項でもお伝えしたように許認可が取れなかったり、法人口座の開設が困難になってしまいますので、その点に関して注意が必要です。

バーチャルオフィスとレンタルオフィスの違い

例えばバーチャルオフィスは一般にイメージするような仕事場としてのオフィスではなく、ただ私書箱や電話受け継ぎの機能を果たしているだけのものです。それに対して、レンタルオフィスは仕事場がついています。また、昨今では、バーチャルオフィスは振込詐欺や出会い系サイトの事務所などの悪用が目立ち、大手の取引先、融資をする銀行からは、不利な印象を与えてしまいます。事務所を賃貸で借りるにはまだまだならば、バーチャルオフィスよりもレンタルオフィスが手堅いです。

レンタルオフィスとシェアオフィスとの違い

レンタルオフィスは普通のオフィスのように毎日仕事ができる環境があります。シェアオフィスは、作業場自体を共同で使ったりする形式のものを指す場合が多いです。レンタルオフィスとシェアオフィスともに、電話・受付サービス、郵便サービスは共通して同じです。

シェアオフィス

レンタルオフィスのメリット

立地条件がいい

個人でスタートアップするには、一等地はハードルが高過ぎます。 しかし、レンタルオフィスは都心の一等地に立っている場合が多いため、起業初期からビジネスに適した環境の中で仕事をすることができます。

初期費用を軽減できる

貸事務所の場合は、一般的に賃料の12ヶ月分を保証金として支払う必要があります。しかし、レンタルオフィスの場合は、賃料の3ヶ月分程度の保証金で良いため、初期費用を安くすることができます。また、レンタルオフィスでは、一般的にデスクやオフィスチェアーは常設されているため備品購入の費用もそれほどかかりません。

会議室等の施設を利用することができる

繁忙期を乗り越えたり、接客が増える短期の緊急対応など、予定が読み切れるならば、中期的スペースの縮小・拡張は、レンタルオフィスの仕事場・会議室で上手く切り抜ける選択肢にも成り得ます。

業績に応じて事務所のサイズを変更していける

レンタルオフィスのサイズは、個人使用の小さい空間から、数人で使用できる法人向けまで様々です。そして、独りでスタートアップ時期であれば、余裕ができたら大きなスペースに変更できるなど、事業拡大/縮小に沿って、同所在地内で変更ができる場合が多いです。

法人口座の開設が比較的容易

バーチャルオフィスの場合は、法人口座の開設がかなり厳しくなりますが、レンタルオフィスの場合は比較的簡単に法人口座を開設することができます。

レンタルオフィスは登記ができる物件も多い

レンタルオフィスは、法人登記が可能な場合が多いです。しかし、オーナーによっては、トラブル回避のため登記できないオフィスもありますので、契約を交わす前に確認しておきましょう。

レンタルオフィスのデメリット

料金が割高になる可能性もある

レンタルオフィスは、オプションのサービスが細分化されていて、課金制をとっている業社が多いです。そのため、料金システムを把握していないと、貸事務所での経営とさして変わらない出費となる場合があります。

レンタルオフィス事業者が廃業する場合もある

小さな業者がやっているレンタルオフィスだと、廃業してしまう可能性があります。その際は新しいオフィスを探したり、住所変更の登記をしたりなど余計な手間がかかってしまいます。